مقدمه

در بسياري از سازمان ها، سيستم هاي نرم افزاري مختلفي مانند حسابداري، فروش، حقوق و دستمزد، انبار و غیره بصورت مجزا در حوزه هاي كاركردي سازمان مانند واحد مالي، واحد بازرگاني، واحد اداري، واحد برنامه ريزي توليد و ... مستقر شده و استفاده مي‌شوند كه هر يك به تنهايي در حوزه سازماني مربوطه نسبتا موفق عمل مي‌كنند.

ولي با تغييرات سريع و تحولات شگرفي كه در بازار رقابت بين سازمان هاي توليدي و خدماتي صورت پذيرفت بسياري از آنها براي ادامه حيات با مشكلات ذيل مواجه شدند:

    1- پيچيدگي فرآيند زنجيره تامين ([1]SCM)

    2- ضعف در مديريت ارتباط با مشتري ([2]CRM)

    3- عدم انعطاف در پاسخگويي به ظهور بازارهاي جديد 

    4- عدم انعطاف در پاسخگويي موثر به نوسانات تقاضا

    5- افزايش موجودي و خوابش سرمايه

    6- افزايش مهار نشدني هزينه هاي سربار

    7- تاخير در تحويل محصول و افزايش جريمه هاي ديركرد

    و .....

سيستم هاي سنتي كه بصورت جزيره اي در سازمان پراكنده بودند و ماهيت كاركردي داشتند به علت عدم يكپارچگي و فقدان ارتباط بين آنها و نبود زير ساخت و بستر مشترك نرم افزاري و سخت افزاري نتوانستند گام مناسبي در حل مشكلات فوق الذكر داشته باشند. براي حل اين مشكلات نياز به سيستم جامعي كه پاسخگوي طبيعت فرآيند گراي سازمان باشد تا بتواند تمام حوزه هاي سازماني و فعاليت آنها را يكپارچه كند، احساس مي‌شد.

بدين ترتيب سيستم ERPII براي شناسايي، تقويت واصلاح اين نقاط ضعف، در بسياري از سازمان ها پياده سازي شده و ضمن قوت بخشيدن به كل سازمان توانسته است ميزان موجودي را تا 20%  كاهش و ميزان فروش را حداقل 10%  افزايش دهد.

سيستم ERPII با استفاده از شبيه سازي عمليات مي تواند سناريوهاي مورد نظر را براي توسعه و تغييرات سازماني  ارزيابي كند. نقاط قوت و ضعف سناريو را بدون صرف زمان و هزينه هاي واقعي، مورد تحليل قرار دهد و اين توان را به مديريت كلان سازمان بدهد كه قبل از هر تصميم گيري نتايج آتي آن را لمس نمايد.

سيستم ERPII براي همگام شدن با تجارت الكترونيك، دو كانال دسترسي به ذينفعان خارج از سازمان ارائه مي كند. يكي براي مشتريان موسوم به B2C[3] و ديگري براي شركا و تامين كنندگان كه B2B[4] نام دارد.

دوره تكامل ERPII

با نگاهي به تاريخچه تكامل سيستم هاي برنامه ريزي منابع و سيستم هاي اطلاعاتي مي توان شناخت بهتري از ERPII كسب كرد و به تعريف مناسبي از آن رسيد. آنچه كه در سير تكاملي ERPII حائز اهميت است و در شكل 1 به وضوح نشان داده شده است، مسير تكامل بايستي از دو منظر مورد بررسي واقع شود كه عبارتند از:

1.كسب و كار (سيستم هاي برنامه ريزي منابع)

2. فن آوري اطلاعات (سيستم هاي اطلاعاتي)

شكل 1: تاريخچه تكامل سيستم ها

1) انواع سيستم هاي برنامه ريزي منابع

 BOM[5] Processor: سيستمي است که موجودی هرکالا را با توجه به سياهه مواد در سطح مناسب و معينی نگه می دارد كه شامل تشخيص نيازهای انبار، جبران کسری قطعات، ردگيری مصرف هر يک از قطعات، موازنه انبار و گزارش وضعيت موجودی است.

MRP[6]: سيستمي است كه با ارائه برنامه زمانبندی مشخصی، تامين مواد مورد نياز را جهت فرآيند توليد برنامه‌ريزي مي‌كند و با استفاده از اطلاعات ورودی مانند: نيازمندي های توليد محصولات نهايی مختلف، ساختار سيستم توليد، سطح موجودي فعلی هر يک از کالاهای تمام شده در انبار، مي تواند يك برنامه زمانبندی شده برای عمليات توليد و خريد مواد اوليه ارائه دهد.

MRPII[7]: سيستمي است كه با پشتيباني مجموعه گسترده ای از فعاليت ها در راستاي هماهنگ سازی فرايندهای توليدی و طراحی به کار می رود. اين سيستم از مديريت توليد، خريدقطعات، کنترل موجودی انبار تا توزيع محصول نهايي را در بر دارد.

ERP: سيستمي است كه كليه بخش ها و وظايف يك سازمان را در بستر فن آوري اطلاعات يكپارچه مي‌كند به نحوي كه بتواند تمامي نيازمندي هاي بخش هاي مختلف سازمان را تامين نمايد و منابع سازمان را به سرعت، دقت و با كيفيت بالا در كنترل مديران سطوح مختلف سازماني قرار دهد تا بتواند از آن در جهت بهبود فرآيند برنامه ريزي و تصميم‌گيري كمك بگيرد، كه ماژول هاي مختلفي از جمله مديريت كيفيت، مديريت مالي، مديريت ساخت، منابع انساني و… را در بر مي‌گيرد.

كلمه Enterprise در ERP از كلمات ديگر كه منابع و برنامه ريزي هستند بسيار برجسته تر است و ادعاي جاه طلبانه ERP در همين حرف E نهفته است كه مدعي است تمامي فعاليت ها و حوزه هاي كاري سازمان را در قالب يك سيستم كامپيوتري منفرد يكپارچه مي سازد و مفهوم Enterprise  همين يكپارچگي سازماني است.

2) انواع سيستم هاي اطلاعاتي

TPS[8]: سيستمي است که به پايين ترين لايه هرم مديريت (سطح عملياتي سازمان) ارائه خدمت مي كند. اين سيستم مسئوليت ثبت و نگهداري تراكنش هاي روزانه از قبيل: ثبت سفارش، سوابق پرسنلي، حقوق و دستمزد، رزرو هتل و ... را به عهده دارد.

MIS[9]: سيستمي است که با فراهم كردن گزارشات عملكردي به لايه مياني مديريت سازمان ارائه خدمت مي‌كند. اين سيستم داده هاي مورد نياز را از TPS دريافت، دسته بندي و خلاصه مي‌كند و گزارش هاي مديريتي براي بازه هاي زماني روزانه، هفتگي، ماهانه و ساليانه تهيه و ارائه مي‌كند.

DSS[10]: سيستمي است كه مانند MIS به مديران مياني سازمان خدمت مي دهد. اين سيستم ضمن دريافت داده‌هاي مورد نياز از TPS و MIS، از اطلاعات خارج سازماني نيز استفاده مي كند و گزارشاتي جهت تصميم‌گيري سريع مديران فراهم مي‌آورد.

ESS[11]: سيستمي است كه به مديران ارشد سازمان كه در بالاترين لايه هرم مديريت هستند ارائه خدمت مي‌كند. اين سيستم با استفاده از داده هاي محيطي سازمان و داده هاي سيستم هاي MIS و DSS به حل مسائل پيچيده سازماني مي‌پردازد.

BI[12]: سيستمي است كه با جمع آوري، طبقه‌بندي و معنا بخشي به داده‌ها مي‌تواند تحليل جامع و واقع بينانه‌اي از شرايط و وضعيت كسب و كار براي تصميم سازي به مديران عالي ارائه دهد. 

شكل 2 : لايه هاي مختلف تصميم گيري مديريت

هر دو دسته اين سيستم ها به كمك تصميم گيري لايه‌هاي مختلف مديريت در راستاي تحقق اهداف استراتژيك، تاكتيكي و عملياتي سازمان شتافته اند (شكل 2). ولي با بالا رفتن حجم اطلاعات در سازمان ها و پيچيدگي روز افزون فرآيندهاي كسب و كار، نياز به يكپارچه ساختن سيستم ها در حوزه هاي مختلف و فعاليت هاي مرتبط احساس شده است كه  ERPII به عنوان يك راه حل نوين مديريتي براي يكپارچه ساختن لايه هاي مديريتي، حوزه‌هاي كاركردي كسب و كار و فن‌آوري اطلاعات ارائه گرديده است.

ERPII چيست؟

تمامي سيستم هايي كه در تاريخچه ERPII ذكر شدند براي سرويس دهي به سطوح مختلف هرم سازماني پياده سازي شدند و حوزه فعاليت آنها از چارچوب سازمان خارج نمي شد. حتي در سيستم سنتي ERP نيز وسعت يكپارچگي به اندازه خود سازمان بود كه با  آمدن ERPII مفهوم Enterprise  وسعت بيشتري به خود گرفت و دامنه آن به گستردگي تمامي زنجيره ارزش شد، چونكه امروزه سازمان ها براي بقاي خود چاره‌اي جز اين ندارند كه نيازمندي‌هاي ذينفعان سازماني از قبيل مشتريان، تامين كنندگان، سهامداران و شركاي مالي و… را به نحو احسن مرتفع نموده و احساس شعف و رضايت را در آنان ايجاد نمايند (شكل 3). 

شكل 3 : سازمان و ذينفعانش

با اضافه شدن دو ماژول مهم و استراتژيك: «مديريت ارتباط با مشتري» و «مديريت زنجيره تامين»  به سيستم سنتي ERP و استفاده از تكنولوژي تحت وب، ميدان عملياتي ERP از درون سازمان كه در حد توليد اطلاعات بود به دنياي بيروني توسعه داده شد و با در بر گرفتن شبكه اي از سازمان ها به قلمرو دانش دست پيدا كرد (شكل 4) و به ERPII شهرت يافت. 

مديريت ارتباط با مشتري يا CRM تمامي فعاليت هاي مرتبط با مشتريان را با هدف افزايش فروش از طريق ارائه خدمات سريعتر و مناسبتر و حفظ رضايت و وفاداري مشتري، پشتيباني مي‌كند و مديريت زنجيره تامين يا SCM تمامي فعاليت‌هاي مرتبط با منبع‌يابي، ساخت، توزيع و بازگشت را با هدف كاهش موجودي و هزينه‌ها، پيش بيني دقيق و تامين به موقع مواد اوليه و تحويل به موقع محصول به عهده دارد. 

شكل 4 : جایگاه مفهومی  ERP و ERPII

موسسه گارتنر با توجه به مطالب فوق، ERPII را اين چنين تعريف كرده است: 

ERPII يك استراتژي كسب و كار سازماني است كه در قالب مجموعه‌اي از سيستم‌هاي نرم افزاري بر اساس يك الگوي ايده‌آل (Best Practice)، ويژه يك حوزه كسب وكار پياده سازي مي‌گردد و اجراي آن منجر به بهينه سازي فرآيندهاي درون سازماني و توانمندسازي همكاري هاي بين سازماني خواهد شد و نهايتا شبكه‌اي از زنجيره ارزش را براي تامين كنندگان، سازمان و مشتريان ايجاد مي‌كند.

نكته مهمي كه در اين تعريف نهفته است، استفاده از الگوهاي جهاني است كه اين الگوها با بهينه كاوي[13] در سازمان هاي پيش‌تاز در يك حوزه خاص كسب و كار به دست آمده‌اند، به عبارتي ERP در خودرو سازي با ERP در پتروشيمي بسيار متفاوت است پس مي‌توان نتيجه گرفت كه:

 « ERP يك نرم افزار محض نيست بلكه يك نظام به هم پيوسته اطلاعاتي، مهندسي و مديريتي است كه از جديدترين دست آوردهاي مديريت در عرصه رقابت جهاني مي‌باشد و يكي از ابزارهاي نوين در توسعه كيفيت و موفقيت در بازار است »

در ادامه این متن براي زيبايي كلام از كلمه ERP استفاده شده است ولي منظور ERPII است. 

دلايل اتخاذ ERP

سازمان ها با انگيزه هاي متفاوتي به سمت ERP رفته‌اند كه اين انگيزش كاملا وابسته به طبيعت و ماهيت هر سازمان مي باشد. اما حل مشكل Y2K  در اواخر دهه 90 ميلادي را مي‌توان نقطه آغاز حركتي بسياري از سازمان ها دانست كه تمايل داشتند ERP را جايگزين سيستم هاي موجود خود بكنند. 

فشارهاي مختلفي كه از جانب رقبا، شركاي تجاري و پيمانكاران بر سازمان تحميل مي‌شد و همچنين احساس نياز سازمان‌ها به ارتباط بهتر با تامين كنندگان و مشتريان كه خواستار دريافت سريعتر و مطلوب تر خدمات بودند از ديگر عوامل انتخاب ERP بوده است.

بسياري از سازمان ها براي يكپارچه سازي و استاندارد سازي فرآيندها، بهبود عملكردشان و تصميم سازي مناسب، كاهش هزينه هاي توليد و سربار، حذف كاغذ بازي و تشريفات زائد اداري و… به سمت ERP رفته‌اند. دلايل اتخاذ ERP را مي توان به سه گروه فني، عملياتي و استراتژيك دسته بندي كرد.

چرا امكان سنجي؟

ابتدا بهتر است تعريف مناسبي از امكان سنجي داشته باشيم : 

امكان سنجي، يك مطالعه مقدماتي است به منظور تعيين احتمال موفقيت پروژه، قبل از آن كه در دنیای واقعی شروع شود.

هر پروژه اي قبل از اجرا مي بايست از منظرهاي مختلف از جمله مالي، زماني، نيروي انساني، فني و… مورد ارزيابي قرار بگيرد و به اصطلاح امكان سنجي شود. اين فرآيند در جهت كسب اطمينان از قابليت هاي سازماني براي رسيدن به نتايج دلخواه صورت مي‌پذيرد تا بتوان نسبت به انجام يك پروژه يا عدم انجام آن تصميم گيري كرد. واضح است كه هر چه سرمايه، مدت زمان، محدوده عملياتي و منابع لازمه براي انجام يك پروژه بيشتر باشد، به همان اندازه اتخاذ تصميم اهميت بيشتري خواهد يافت و نياز به امكان سنجي  بحراني‌تر خواهد بود، چون عوامل ريسك پروژه به شدت مخاطره آميز شده و سازمان در صورت شكست پروژه بايستي بار مالي سنگيني را كه گاه منجر به انحلال آن مي‌گردد تحمل نمايد.

براي اطلاع از ضرورت انجام امكان سنجي ERP بهتر است بدانيم اين سيستم مانند شمشيري است كه دو لبه بسيار تيز دارد، يك لبه آن منافع سرشاري را به سازمان سرازير خواهد كرد و لبه ديگر آن سازمان را به ورطه نابودي خواهد رساند. لبه هاي شمشير نمايانگر  موفقيت يا شكست پروژه ERP است كه ناشي از خصوصيات ذاتي اين سيستم كه در زير اشاره شده است، مي باشد :

• هزينه و مدت زمان بالاي پروژه

• سهم بالاي هزينه هاي پنهان از كل هزينه ها

• ريسك پذيري بالا

• در گير شدن كل سازمان

• مديريت تغيير

• فرهنگ سازي و بستر سازي

اجراي ERP به صورت نا آگاهانه و بدون بررسي خصوصيات فوق غالبا با شكست هاي سنگين و جبران ناپذير مواجه شده است، چون كه عدم توجه به پيش نيازهاي لازم، علاوه بر به جاي گذاشتن هزينه سنگين ممكن است آن چنان سازمان را آشفته و سردرگم كند كه رهايي از آن و بازگشت به شرايط قبلي خود را آرزو كند. در ادامه (شماره بعدي)، قصد داريم در مورد يك مدل تصميم گيري مناسب به منظور امكان سنجي پذيرش ERP در سازمان بحث نماییم. ……………………ادامه دارد

شرکت راک صنعت پارس